Notta Brainとは?情報整理から資料作成まで

ビジネスパーソンの日々の業務では、膨大な情報が飛び交います。メールやチャット、会議の議事録、顧客情報など、様々なデータを整理し、それを分析して資料にまとめることに、多くの時間がかかっています。そこで登場するのが「Notta Brain」です。このAIエージェントは、情報の収集から分析、そして資料作成まで、一連の業務を効率化してくれます。本記事では、Notta Brainの機能と活用方法を、具体例を交えてご説明します。

Notta Brainとは

Notta Brainは、AIを活用した情報管理・分析ツールです。従来のツールとは異なり、単なる「記録機能」ではなく、以下のような「思考支援」を行います：

• 情報の自動分類: バラバラな情報を自動でカテゴリー分け
• 関連性の抽出: 複数の情報源から共通テーマを発見
• 洞察の生成: データから意味のある知見を導き出す
• 資料の自動生成: 分析結果をプレゼン資料に変換

つまり、Notta Brainは、情報整理と初期分析までを引き受けてくれる「頼れるサポート役」なのです。

たとえば、1時間の商談録音から提案書のたたき台を作る場合、Notta Brainには次のように指示を出します。

添付の商談録音を要約し、提案書のたたき台を作成してください。
・構成: 顧客の課題／提案内容／次のアクションの3つの見出し
・各見出しは要点のみ簡潔にまとめる
・雑談や本題と関係のないやり取りは除外し、意思決定に関わる発言だけを反映する

このように出力形式・含める項目・除外する内容まで指定しておくと、たたき台の完成度が上がり、人が手直しする範囲を絞り込めます。「いい感じにまとめて」のような曖昧な指示では期待とずれた資料が出てくることが多いので、最初から条件を書き込んでおくと運用が安定します。

実務で活躍する3つのシーン

シーン1: マーケティング分析

マーケティング担当者が顧客からのフィードバックを集めた場合を想像してください。通常、メールやアンケート、SNSコメントなど、複数の情報源から収集した回答を手作業で分類し、傾向を見つけるのに数時間かかります。

Notta Brainを使用すると：

• すべてのフィードバックを自動で取り込み
• 共通のテーマ（価格、品質、サポートなど）に自動分類
• どの項目に改善要望が集中しているかを可視化
• 改善提案を含むレポートを生成

手作業でこれらをまとめていた場合と比べると、下書きが用意される分だけ工程が減ります。どれだけ短くなるかは会議の長さや求める精度によって変わるので、自分の業務で試して確かめてください。

実際に指示を出す際は、次のように分類の切り口まで指定すると、集計のブレが減ります。

これらの顧客フィードバックを「価格」「品質」「サポート」「その他」の4つに分類し、件数が多い順に並べてください。各分類の代表的な意見を2件ずつ抜粋し、改善提案を1つ添えてください。

分類名を先に決めてから読み込ませることで、担当者によって分類の仕方がバラつくという問題を避けられます。

シーン2: 営業活動の記録管理

営業チームでは、顧客情報や商談進捗を日々更新しています。しかし、その情報が営業資料の形にまとまっていないことが多くあります。

Notta Brainで実現できること：

• 複数の顧客面談記録をまとめて分析
• 成功した営業アプローチの共通パターンを自動抽出
• 各営業メンバーの強み・弱みを可視化
• チーム全体の営業手法改善提案を生成

これにより、個別の経験値を組織全体のノウハウに昇華させることができます。

この分析は、商談記録がある程度の件数までまとまってから行うと精度が安定します。件数が少ないうちは「たまたま」の要素と「共通パターン」の区別がつきにくいため、成約案件と失注案件の両方を含め、まとまった件数を読み込ませてから傾向を探ることをおすすめします。

シーン3: プロジェクト報告書の作成

プロジェクトマネージャーが月次報告書を作成する際、複数の部門から上がってきたレポート、進捗表、課題ログなどを統合する必要があります。

Notta Brainを活用すると：

• 各種レポートを自動で読み込み
• 重要な達成事項と課題を抽出
• 次月の重点施策を提案
• 経営層向けのサマリー資料を自動生成

報告書をゼロから書き起こす工程が減るため、その分を内容の検討に回せます。

このとき、部門ごとに報告のフォーマットがバラバラだと、要約の精度が安定しません。先に「達成事項・課題・来月の予定」のように共通の項目を決めてから各部門に提出してもらうと、Notta Brainが統合しやすくなり、経営層向けサマリーの粒度も揃います。

Notta Brainは文字起こしツールからの流れで活用することが多いため、AI文字起こしツール比較も併せて参考にしてください。

Notta Brainの主要機能

情報取り込み機能

テキスト、PDF、画像、音声ファイルなど、様々な形式のデータを一度に取り込めます。また、Google DriveやSlackなどの外部ツールとの連携も可能です。

AI分析エンジン

2026年時点での大規模言語モデルを活用し、テキストの深い意味理解が可能です。単語単位の分類ではなく、文脈に基づく高度な分析ができます。

カスタマイズ可能なテンプレート

業界別、職種別に用意されたテンプレートから選択。または、独自のテンプレートを作成して、分析のやり方を自社に合わせられます。

チーム共有機能

分析結果はチーム内で共有でき、複数メンバーが協力して次のアクションを決定できます。

Notta Brainと他ツールの使い分け

議事録・文字起こしを扱うツールにはいくつか選択肢があります。目的に応じて使い分けると、余計な工程を増やさずに済みます。

録音を正確なテキストに残す工程と、そのテキストから資料を組み立てる工程は目的が違います。「録音をそのまま記録として残したいのか」「記録から先の資料まで作りたいのか」を先に決めてからツールを選ぶと迷いません。

導入時の注意点

Notta Brainは非常に便利ですが、いくつかの注意が必要です：

1. 初期設定: 最初の分類ルールやテンプレート設定に時間がかかります。ただし、一度設定すれば自動化の恩恵を受けられます。

1. データの質: AI分析の精度は、入力データの質に左右されます。重複やノイズが多いデータは、事前に整理することをお勧めします。

1. プライバシー保護: 機密情報の扱いについて、企業のセキュリティ方針を事前に確認しましょう。

1. 人間の判断の必要性: AI生成の提案を鵜呑みにせず、最終判断は人間が下すことが大切です。

生成結果をそのまま使わないために

Notta Brainが作る提案書やレポートは、あくまで「たたき台」です。次のような場面では、そのまま使う前に立ち止まる必要があります。

• 顧客に見せる資料にそのまま流用する場合: 商談中の発言を要約する過程で、ニュアンスが変わったり、条件を取り違えて書かれたりすることがあります。金額や納期など間違えると信用に関わる項目は、送付前に必ず元の録音やメモと突き合わせてください。
• 社内の意思決定資料として使う場合: 複数部門の報告を統合する過程で、部門ごとの温度差(実際は遅れているのに「順調」とまとめられる、など)が均されてしまうことがあります。要約だけで判断せず、気になる箇所は元データに戻って確認しましょう。

生成結果に不安を感じたときのコツは、「この結論はどの発言から来たのか」を自分の言葉で説明できるかどうかを確認することです。説明できない箇所があれば、その部分だけ元の録音や原文に戻って裏を取ってから資料を仕上げてください。

まとめ

Notta Brainは、ビジネスパーソンの「情報整理」という重労働から解放し、より創造的な業務へのシフトを支援するツールです。マーケティング、営業、企画、管理部門など、あらゆるビジネス職種で活用できます。

特に、データ分析やレポート作成に時間を費やしている方、複数プロジェクトを同時進行している方には、業務効率化が期待できます。まずは小規模なプロジェクトでの試用から始めることをお勧めします。

Notta Brainと同様に情報整理を効率化するツールとして、Notion AIの使い方入門では、ノート・タスク管理の視点からアプローチを紹介しています。